ISO 9001:2015 – Guida al cambiamento climatico per il Sistema di Gestione ISO 9001:2015

in virtù delle modifiche di recente introdotte,  riportiamo qui di seguito una guida sulle questioni correlate al cambiamento climatico da introdurre nel SGQ ISO 9001:2015:

INTRODUZIONE

Nell’ambito dell’impegno dell’ISO ad agire sui cambiamenti climatici, approvato all’unanimità da tutti gli organismi membri dell’ISO nella cosiddetta Dichiarazione di Londra (https://www.iso.org/ClimateAction.html), sono stati emessi emendamenti a più di 30 norme di sistema di gestione dell’ISO, tra cui la ISO 9001, per includere considerazioni sui cambiamenti climatici, come segue:

4.1 Comprendere l’organizzazione e il suo contesto.

L’organizzazione deve determinare le questioni esterne e interne che sono rilevanti per il suo scopo e che influenzano la sua capacità di raggiungere i risultati previsti del suo sistema di gestione per la qualità.

 

Aggiunto: l’organizzazione deve determinare se il cambiamento climatico è una questione rilevante.

4.2 Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate.

L’organizzazione deve determinare

• le parti interessate che sono rilevanti per il sistema di gestione per la qualità.
• i requisiti pertinenti di queste parti interessate
• quali di questi requisiti saranno affrontati attraverso il sistema di gestione per la qualità.

Aggiunto: NOTA: Le parti interessate rilevanti possono avere requisiti relativi al cambiamento climatico.

L’intento generale delle clausole 4.1 e 4.2 rimane invariato, in quanto esse includevano già la necessità per l’organizzazione di considerare le questioni interne ed esterne che possono avere un impatto sull’efficacia del proprio sistema di gestione (dal Comunicato congiunto ISO/IAF). Queste nuove inclusioni servono a garantire che il cambiamento climatico sia saldamente sul radar dell’organizzazione e che gli venga prestata particolare attenzione come uno degli aspetti esterni da considerare nella progettazione e nell’implementazione del sistema di gestione della qualità.

Lo scopo di questo documento è quello di fornire agli auditor una guida per l’audit di questo requisito modificato e una nota nel contesto specifico del campo di applicazione della ISO 9001 e dei suoi risultati previsti, fornendo ulteriori chiarimenti sulle potenziali sovrapposizioni o confusioni con altri temi affrontati dalle organizzazioni e non direttamente correlati alla gestione della qualità.

Le modifiche della norma sono disponibili pubblicamente. La guida fornita in questo documento è destinata agli audit di prima, seconda e terza parte. Per quanto riguarda la certificazione di terza parte, a causa della natura dell’emendamento non è richiesto uno specifico programma di transizione, come comunicato tempestivamente dallo IAF.

In alcune parti del mondo il cambiamento climatico e le sue cause sono argomenti controversi. In conformità alla norma ISO 19011: 2018 Linee guida per l’audit dei sistemi di gestione, gli auditor devono mantenere l’obiettività e la neutralità durante l’audit delle questioni relative al cambiamento climatico. Non devono esprimere convinzioni personali in merito al cambiamento climatico. Il ruolo degli auditor è quello di valutare se l’organizzazione ha stabilito se le questioni relative ai cambiamenti climatici sono rilevanti o meno in relazione al proprio SGQ e ai risultati che si prefigge e, in caso affermativo, come vengono affrontate all’interno del SGQ.

Questo emendamento non richiede che un’organizzazione abbia iniziative sul cambiamento climatico a meno che non sia stata identificata come una questione rilevante per raggiungere i risultati previsti dal SGQ.

IL CAMBIAMENTO CLIMATICO NEL CONTESTO DELLA ISO 9001

Le questioni rilevanti relative al cambiamento climatico, che devono essere determinate dall’organizzazione, se esistono, sono quelle rilevanti per il suo scopo e la sua direzione strategica e che influenzano la capacità dell’organizzazione di raggiungere i risultati previsti dal sistema di gestione per la qualità:

• la capacità di fornire costantemente prodotti e servizi che soddisfino i clienti e i requisiti di legge e normativi applicabili, e
• migliorare la soddisfazione del cliente attraverso l’applicazione efficace del sistema, compresi i processi di miglioramento del sistema e la garanzia di conformità ai requisiti del cliente e ai requisiti legali e normativi applicabili (ISO 9001, clausola 1).

La rilevanza di questi temi varia in modo significativo a seconda delle dimensioni e del settore dell’organizzazione, dei prodotti e dei servizi forniti, della sua posizione nella catena di fornitura, della sua posizione geografica, della portata del sistema di gestione della qualità dell’organizzazione e potenzialmente di altri fattori. Questi possono spaziare da nessuna rilevanza a una rilevanza estrema.

L’inclusione del nuovo testo nella sezione 4.1 richiede alle organizzazioni di considerare i cambiamenti climatici per determinare se vi siano o meno questioni rilevanti da affrontare.

Sebbene il testo sia nuovo, gli auditor potrebbero scoprire che alcune organizzazioni stanno già considerando e affrontando le questioni relative al cambiamento climatico nell’ambito del sistema di gestione della qualità (ad esempio: fatture dei fornitori di energia, con indicazione della percentuale di energia fornita proveniente da fonti rinnovabili; richieste di credito di carbonio, richieste di riduzione del consumo energetico sul prodotto, sostituzione di materie prime o considerazione della progettazione ecologica dei prodotti per ridurre l’impatto sul cambiamento climatico, ecc.) Gli auditor troveranno anche organizzazioni che hanno già preso in considerazione i cambiamenti climatici e hanno stabilito che non si trattava di una questione rilevante per il loro SGQ. Per altre organizzazioni, questa può essere una nuova considerazione.

La nota al punto 4.2 ricorda che possono esistere, attualmente o potenzialmente in futuro, requisiti relativi al cambiamento climatico dettati dai clienti e dalle parti interessate.

Un problema di cambiamento climatico può essere rilevante per diverse discipline del sistema di gestione, come l’ambiente, la salute e la sicurezza, l’energia, la finanza o altri aspetti delle attività di un’organizzazione.

Sebbene questi aspetti possano avere un’importanza accessoria, in genere non vengono affrontati nell’ambito dell’audit del sistema di gestione per la qualità. Se un’organizzazione ha un sistema di gestione integrato con altre discipline del sistema di gestione, è probabile che lo stesso problema sia analizzato da diverse prospettive dall’organizzazione in modo olistico. Gli auditor devono essere consapevoli di ciò e concentrarsi sui risultati previsti del SGQ e dei suoi processi, tenendo presente che potrebbero esistere sovrapposizioni in alcune aree (ad esempio, la progettazione del prodotto tenendo conto degli aspetti ambientali).

 

AUDIT DELLE QUESTIONI RELATIVE AL CAMBIAMENTO CLIMATICO CON IMPATTO NEL QMS E NEI SUOI RISULTATI.

1. L’organizzazione ha stabilito se il cambiamento climatico è una questione rilevante?
2. La determinazione dell’organizzazione è in linea con i requisiti di legge e normativi applicabili ai suoi prodotti e servizi?
3. La determinazione dell’organizzazione è in linea con i requisiti contrattuali?

4.1 Nuovo requisito: L’organizzazione deve determinare se il cambiamento climatico è una questione rilevante.

Le considerazioni di audit sugli impatti dei cambiamenti climatici derivanti da questioni esterne e interne possono includere:

• Cambiamenti nei requisiti di legge o normativi, come le restrizioni sull’uso di determinati materiali, la circolarità del prodotto, il ciclo di vita del prodotto, l’origine del prodotto, le dichiarazioni, ecc.
• Utilizzo di materiali biobased e rinnovabili.
• Potenziali impatti sui prodotti e sui servizi o sui processi del SGQ, dovuti a cambiamenti determinati in altre discipline del sistema di gestione, ad esempio la necessità di ridurre il consumo di energia, ridurre i rifiuti, riutilizzare o riciclare i materiali.
• Estensione della durata di vita dei prodotti, dei servizi e dell’assistenza post-consegna.
• Requisiti per passare a prodotti e servizi carbon neutral.
• Problemi di impatto sui processi e sulle infrastrutture, dovuti a considerazioni energetiche e di altro tipo.
• Vulnerabilità dell’organizzazione nel fornire i propri prodotti e servizi a causa della maggiore frequenza di tempeste, piene d’acqua, incendi, siccità, che possono comportare carenze nella fornitura o difficoltà nella distribuzione.
• Preoccupazioni relative alla conoscenza complessiva e al controllo della catena di fornitura in merito alle questioni legate al cambiamento climatico.
• Tendenze di mercato sulla sostenibilità di prodotti e servizi e relative informazioni e reclami.
• Prodotti e servizi concorrenti con prestazioni potenzialmente migliori in materia di cambiamenti climatici.

4.2 NOTA: Le parti interessate possono avere requisiti relativi al cambiamento climatico.

L’organizzazione ha determinato l’esistenza di requisiti applicabili relativi ai cambiamenti climatici da parte di parti interessate rilevanti?

Esempi di audit di requisiti di parti interessate rilevanti per il cambiamento climatico possono includere:

• Requisiti di legge e normativi, ambientali o relativi al cambiamento climatico per il prodotto o il servizio fornito e quelli che influenzano la capacità dell’organizzazione di fornire tale prodotto o servizio.
• Requisiti dei clienti in materia di cambiamento climatico, scarico zero o neutralità di carbonio dei prodotti.
• Politiche e strategie della casa madre.
• Requisiti relativi alle informazioni sui prodotti in merito agli aspetti legati al cambiamento climatico (sostenibilità dell’origine, riutilizzo, riciclabilità, fine del ciclo di vita, carbonio incorporato, “etichettatura greenwashing”, ecc.
• Codici e standard industriali modificati in relazione al cambiamento climatico.
• Accordi ambientali con gruppi comunitari o organizzazioni non governative.
• Permessi, licenze o altre forme di autorizzazione ambientale.
• Requisiti relativi al cambiamento climatico per processi quali l’imballaggio, la produzione, l’assistenza, la logistica, ecc.

AFFRONTARE LE QUESTIONI RITENUTE RILEVANTI DALL’ORGANIZZAZIONE.

Se l’organizzazione ha stabilito che esistono questioni rilevanti o requisiti dei clienti e di altre parti interessate relativi al cambiamento climatico, il passo successivo per l’auditor è quello di valutare come queste vengono affrontate nel SGQ, che segue semplicemente il percorso di qualsiasi altra questione. Di seguito vengono presentati alcuni esempi, non esaustivi, di domande e aspetti correlati che consentono all’auditor di valutare come l’organizzazione sta affrontando questi temi.

4.3 Determinazione del campo di applicazione del SGQ.

Le questioni relative al cambiamento climatico hanno un impatto sul campo di applicazione del SGQ o modificano l’applicabilità di alcuni requisiti? È necessario modificare il campo di applicazione del SGQ?

Esempi rilevanti:

• L’organizzazione ha preso in considerazione la possibilità di cambiare sede a causa del rischio più elevato di inondazioni nella sede attuale.
• L’organizzazione fornisce prodotti e servizi diversi.
• L’organizzazione non ha applicato lo sviluppo del prodotto, ma i cambiamenti nelle materie prime o nei processi hanno determinato la necessità di applicarlo.

6.1 Azioni per affrontare i rischi e le opportunità

L’organizzazione ha considerato questi aspetti per determinare i rischi e le opportunità?

Esempi rilevanti:

• Questi problemi comportano cambiamenti nel supporto, come infrastrutture, apparecchiature di monitoraggio e misurazione, conoscenze, comunicazione o altro?
• Ci sono cambiamenti rilevanti nei processi operativi?
• Cambiamenti in ciò che deve essere monitorato e misurato?
• Quali sono i rischi da affrontare?
• Nuovi prodotti e servizi o modifiche alle offerte esistenti:
• Opportunità di finanziamento per cambiamenti nelle infrastrutture e nei processi.
• Comunicazione relativa a prodotti e servizi che affrontano le questioni legate al cambiamento climatico.
• Nuovi mercati per i propri prodotti e servizi
• L’organizzazione ha determinato il modo in cui i rischi e le opportunità determinati hanno un impatto sui risultati previsti del SGQ?
• Quali sono le azioni previste per questi rischi e opportunità?

6.3 Cambiamenti

I potenziali rischi e opportunità determinati o i cambiamenti nel campo di applicazione implicano cambiamenti nel SGQ e nei suoi processi? Le azioni pianificate tengono conto di tutti gli elementi di cui al punto 6.3 da a) a d)?

7.1 Risorse

Se le questioni relative al cambiamento climatico sono state ritenute rilevanti, come impattano le risorse per ottenere la conformità dei prodotti e dei servizi?

Esempi rilevanti:

• In che modo le considerazioni sui cambiamenti climatici hanno un impatto sull’ambiente per il funzionamento dei processi (7.1.4)?
• Come l’organizzazione determina una fonte di conoscenza appropriata su cui basare le proprie decisioni (7.1.6)?

8. Operazioni

Se le questioni relative al cambiamento climatico sono state determinate come rilevanti e non implicano cambiamenti nel SGQ, né nel suo campo di applicazione, sono già gestite nell’ambito delle disposizioni dell’attuale SGQ?

Esempi rilevanti:

• 2.1 a) L’organizzazione fornisce informazioni relative a prodotti e servizi?
• 2. b) Se ci sono richieste di prodotti e servizi relativi al cambiamento climatico, l’organizzazione dimostra di poterle soddisfare?
• 2.1 e) L’organizzazione stabilisce requisiti specifici per le azioni di emergenza relative a determinati rischi nella fornitura di prodotti e servizi?
• 2 a) e 8.2.3 L’organizzazione tiene conto dei requisiti relativi ai cambiamenti climatici quando determina o rivede i requisiti relativi a prodotti e servizi?
• 2.4 Le modifiche ai requisiti di prodotti e servizi sono documentate e le persone interessate ne sono informate?
• 3 L’organizzazione affronta i requisiti relativi ai cambiamenti climatici nella progettazione e nello sviluppo di prodotti e servizi?
• 4 I requisiti relativi ai cambiamenti climatici per i prodotti, i servizi e i processi forniti dall’esterno che l’organizzazione deve controllare, includono la considerazione del potenziale impatto dei processi, dei prodotti e dei servizi forniti dall’esterno sulla capacità dell’organizzazione di soddisfare in modo coerente i clienti e i requisiti statutari e normativi applicabili? In caso affermativo, cosa è stato stabilito dall’organizzazione in termini di tipo e portata del controllo e delle informazioni per i fornitori esterni?
• 5 Le questioni legate al cambiamento climatico indicano la necessità di controlli specifici sulla produzione e sulla fornitura di servizi?

Esempi rilevanti:

• identificazione univoca e tracciabilità dei prodotti fino alle fonti sostenibili delle materie prime,
• nomina di persone competenti, comprese le qualifiche richieste,
• attività successive alla consegna, come il riciclaggio e lo smaltimento finale,
• prove di conformità ai criteri di accettazione,
• Controllo dei prodotti non conformi,
• ecc.

9. Valutazione e miglioramento delle prestazioni

Se l’organizzazione ha determinato questioni rilevanti relative al cambiamento climatico, queste possono avere esigenze specifiche di monitoraggio e misurazione, eventuali implicazioni sul monitoraggio e la misurazione della soddisfazione dei clienti o modifiche al programma di audit.

Esempi rilevanti:

• Fonti affidabili di informazioni e dati, sia esterne che interne.
• Monitoraggio e misurazione dell’impatto organizzativo, risultati dei cambiamenti introdotti Ci si aspetta anche che gli input del riesame della direzione prendano in considerazione qualsiasi cambiamento relativo a questo problema di contesto e che i risultati del riesame della direzione includano decisioni correlate, comprese le opportunità di miglioramento.

PREOCCUPAZIONI SPECIFICHE

Spetta all’organizzazione determinare se e come le questioni relative al cambiamento climatico abbiano un impatto sul SGQ e sui risultati che si prefigge.

Per gli auditor, è necessaria un’attenzione particolare per le dichiarazioni di prodotto e di servizio relative ai cambiamenti climatici, come per altre dichiarazioni fatte sui prodotti, poiché l’organizzazione deve dimostrare di essere in grado di soddisfare le dichiarazioni (8.2.1 b).

Molte di queste affermazioni possono implicare metodologie specifiche per il monitoraggio e la misurazione, possono richiedere ulteriori verifiche da parte di terzi o essere soggette a requisiti di legge e normativi.

La verifica dei metodi utilizzati per determinare queste affermazioni può esulare dagli obiettivi di un audit ISO 9001. Tuttavia, gli auditor devono essere a conoscenza dei requisiti relativi a queste affermazioni per poter valutare se l’organizzazione è in grado di dimostrare che le affermazioni possono essere soddisfatte o se esiste un rischio per l’integrità del sistema di gestione della qualità, in particolare per gli audit di certificazione di parte terza.

SINTESI E CONCLUSIONI

Le questioni relative al cambiamento climatico sono uno dei tanti aspetti che le organizzazioni devono considerare quando analizzano il loro contesto interno ed esterno e determinano i requisiti dei clienti e delle altre parti interessate. Nel suo comunicato, ISO e IAF hanno ritenuto che si tratti di un fattore esterno abbastanza importante per la nostra comunità da richiedere alle organizzazioni di prenderlo in considerazione ora.

L’emendamento alla ISO 9001:2015 è stato pubblicato il 23 febbraio 2024. Gli auditor dovranno valutare come l’organizzazione dimostra di aver determinato se il cambiamento climatico è una questione rilevante, nel contesto del sistema di gestione per la qualità e dei risultati previsti. In pratica, gli auditor dovranno eseguire l’audit sui processi relativi al contesto, alle questioni rilevanti e ai requisiti pertinenti come di consueto, ma valutando nello specifico come sono state considerate le questioni relative al cambiamento climatico.

Mentre alcune organizzazioni potrebbero già affrontare le questioni relative al cambiamento climatico, altre le prenderanno in considerazione per la prima volta. Gli auditor devono essere consapevoli del fatto che le implicazioni delle questioni relative al cambiamento climatico e i relativi requisiti legali, dei clienti e di altre parti interessate possono variare.

Se l’organizzazione determina le questioni relative al cambiamento climatico, queste dovranno essere affrontate all’interno del SGQ. Ciò implica la determinazione dei rischi e delle opportunità, la pianificazione delle modifiche al SGQ, la modifica del campo di applicazione o semplicemente la gestione dei requisiti correlati nell’ambito degli altri requisiti del SGQ.

Gli auditor devono cercare le evidenze che l’organizzazione ha preso in considerazione i problemi e li sta affrontando nell’ambito del sistema di gestione della qualità dell’organizzazione. Gli auditor devono valutare se l’organizzazione ha identificato i requisiti contrattuali dei clienti o i requisiti di legge e normativi relativi al cambiamento climatico applicabili ai suoi prodotti e servizi e se questi vengono rispettati.

Gli auditor devono valutare con particolare attenzione se esistono rivendicazioni di prodotti e servizi relativi al cambiamento climatico. In tal caso, le organizzazioni devono dimostrare di garantire che tali affermazioni possano essere soddisfatte, in quanto ciò potrebbe rappresentare un rischio per l’integrità del SGQ.

BIBLIOGRAFIA E ULTERIORI LETTURE

Comunicato congiunto ISO/IAF sull’aggiunta di considerazioni sul cambiamento climatico agli MSS

Decisione finale dell’IAF dopo 30 giorni di consultazione sull’aggiunta di note sui cambiamenti climatici agli standard dei sistemi di gestione.

Gli auditor possono trovare utili anche i seguenti documenti:

ISO/TS 9002:2016 Sistema di gestione della qualità. Linee guida per l’applicazione della ISO 9001:2015

ISO 9001 APG Contesto

ISO 9001 APG Requisiti di legge e normativi